Wie Laïla von Alvensleben von Mural während des Lockdowns große virtuelle Events organisierte

Laïla von Alvensleben von Mural

Der weltweite Lockdown führte auch dazu, dass viele Feiern abgesagt wurden. Bei Mural wollte man deshalb alternativ virtuelle Feier durchführen. Und Laïla von Alvensleben, Head of Culture and Collaboration, kümmerte sich darum.

Entstanden ist dabei eine ansprechende Online-Weltreise, auf die sich etwa 250 Mitarbeiter für drei Stunden begeben haben. Ein halbes Jahr später wurde auf ähnlicher Art eine dreitägige virtuelle Tagung für über 400 Mitarbeiter organisiert. Auf dem Digitale Leute Summit 2021 hielt Laïla ihren Vortrag „Gestaltung unvergesslicher virtueller Rückzugsorte mit Mural“ – und schilderte ihre Erfahrungen bei den Planungen und Umsetzungen.

→ Hier findest du die komplette Aufzeichnung seines Talks

• In diesem Text lernt ihr
• Wie Laïla ihren Geburtstag virtuell feierte
• Welche Herausforderungen Remote-Arbeit für Mural bringt
• Wie mit Mural Maze ein virtuelles Kennenlernevent organisiert wurde
• Was die Besonderheiten der virtuellen Mural Worldtour sind

Virtuell zusammen feiern im Lockdown – aber wie?

Im April 2020 gab es den Corona-Lockdown mit viel Abstand zu anderen Menschen. Virtuelle Treffen wurden sehr wichtig. Laïla hatte in diesem Monat Geburtstag und wollte diesen auch feiern. „Und weil ich ein Mural-Fan bin, habe ich versucht, dass darüber aufzubauen.“

Sie wollte eine Feier kreieren, in der sich Menschen zufällig begegnen können. Zwar könnte sie dazu in Zoom Breakout-Rooms einrichten, „aber ich wollte die Leute nicht dazu drängen, in bestimmte Räume zu gehen“, so Laïla. „Sie sollten auswählen können, wo sie hingehen möchten.“

Ihre Lösung: Sie zeichnete mit Mural einen Wohnung nach. Hinter digitalen Icons packte sie einen Link zu unterschiedlichen Zoom-Räumen. Zusätzlich hat sie einen Terminplan erstellt – mit unterschiedlichen Angeboten, zum Beispiel „Cocktails“, „DJ“, „Tarot reading“ oder „Learn Irish“.

„Das war eine sehr durchorganisierte Party“, beschreibt Laïla. „Natürlich konnte ich selbst nicht in jedem Raum zur selben Zeit sein“, so Laïla. Deshalb hatten sich Freunde bereiterklärt, in den verschiedenen Räumen als Host für verschiedene Aktivitäten zu fungieren. „Mir war es wichtig, dieses Event auch als eine Möglichkeit für Verkleidungen zu nutzen“, so Laïla. Dazu stellte sie auf einem Mood-Board Inspirationen bereit. Und viele Freunde nutzten den Geburtstag, um sich zu verkleiden.

Diese Geburtstagsparty war für Laïla eine Inspiration, sich mehr mit virtuellen Events zu beschäftigen.

Welche Herausforderungen weltweites Remote-Arbeiten bringt

Die Ausgangslage: Bei Mural ist Remote-Arbeit üblich, Laïla selbst arbeitet seit sechs Jahren im Homeoffice. „Aber natürlich wird Zeit benötigt, um die Mitarbeiter miteinander zu verbinden“, so Laïla. Normalerweise treffen sich so die Mitarbeiter einmal im Jahr persönlich, das letzte Mal in Buenos Aires im Dezember 2019.

Durch die Pandemie sei wegen der starken Nachfrage nach Mural das Team aber von etwa 100 auf 500 Mitarbeiter angewachsen. „Das stellt uns vor großen Herausforderungen“, so Laïla. So soll die Unternehmenskultur gefestigt werden und es sollen die Mitarbeiter miteinander verbunden werden, „wenn sie sich nicht länger persönlich treffen können“.

Wie Mural ein virtuelles Kennenlernevent organisierte

Zur Corona-Pandemie waren reale Treffen ohnehin nicht möglich: Deshalb organisierte Laïla ein virtuelles Event, die Mural Renaissance 2021 mit einer Länge von 3 Tagen. Auf Mural gibt es dazu ein Instruktionsvideo – und ein Labyrinth, das „Mural Maze“. Die Idee dahinter ist, dass „die Mitarbeiter eine individuelle Reise unternehmen“. Zeitweise sind sie an den verschiedenen Stellen alleine, zeitweise treffen sie auf andere Mitarbeiter. „Manchmal gehen sie auch verloren“, so Laïla. Aber es werden in jedem Fall viele Erfahrungen mit Mural gesammelt.

Auch hier gab es wieder einen Terminplan mit über 80 Aktivitäten. Eine Herausforderung ist dabei die Verteilung der Mitarbeiter über viele Zeitzonen hinweg. Deshalb waren Events zum Beispiel für zwölf Stunden durchgehend geöffnet. Den Mitarbeitern stand es dabei frei, wie lange sie die Angebote nutzen wollten. Es gab vier unterschiedliche Arten von Aktivitäten:

• Entertainment mit zum Beispiel Kabarett, Zaubershows und DJ-Sessions.
• Learning, wo die Mitarbeiter neue Dinge lernen konnten, die nicht unbedingt etwas mit der Arbeit zu tun hatten.
• Versammlungen, bei denen es zum Beispiel Gesprächsrunden mit den Chefs gab.
• Reflexion, wo es sich vor allem um das Wohlbefinden der Teilnehmer drehte und es Angebote wie etwa Yoga gab.

Welche Angebote die Mitarbeiter wie angesprochen haben

Die einzige Verpflichtung: Die Mitarbeiter mussten einen der „Magic of Teams“-Workshops verbindlich besuchen – alle anderen Aktivitäten waren völlig freiwillig. In den Teams-Workshops haben die Mitarbeiter neue Elemente entwickelt. Als Beispiel nennt Laïla die Idee der „Neighbourhood Gosips“: Vor jedem Meeting nehmen sich dabei die Teams Zeit, erstmal etwas über ihre nähere Umgebung, über lokale Nachrichten zu erzählen.

Insgesamt gab es eine Mischung aus:

• Gruppenbildenden Aktivitäten wie etwa die Magic-of-Teams-Sessions.
• Entspannenden Shows, bei denen die Mitarbeiter einfach nur passiv konsumierten.
• Familienfreundlichen Aktivitäten, denn viele Mitarbeiter hatten wegen der Pandemie ihre Kinder im Homeschooling. „Jede Aktivität war auch für Kinder geeignet“, so Laïla.
• Möglichkeiten der informelle Kommunikation, die virtuell „eine große Herausforderung ist“, so Laïla. Die Mitarbeiter haben dabei als Avatare eine virtuelle Welt betreten und „sind in der virtuellen Welt herumgelaufen“. Dabei haben sie andere Mitarbeiter getroffen.

„Nach der Veranstaltung fühlten sich die Mitarbeiter besser aufgehoben und besser miteinander verbunden“, beschreibt Laïla den Effekt.

Die Idee einer Weltreise virtuell umgesetzt

Im August 2021 stellte sich nach einer neuen erfolgreichen Finanzierungsrunde die Frage, wie das virtuell gefeiert werden könnte. Das war zu einer Zeit, in der das Reisen wegen der Pandemie eingeschränkt war. Die Idee entstand, dann zumindest eine virtuelle Reise zu ermöglichen – die Mural Worldtour, eine dreistündige Reise rund um die Welt mit allen Kollegen zusammen.

Auch die virtuelle Variante startet an einem Flughafen, in diesem Fall über Zoom. Von dort aus werden dann verschiedene virtuelle Ziele angeflogen, vorbei an Bergen und Inseln. Das Ziel ist der „Mural Planet“. Laïla achtete auf eine möglichst realistische Umsetzung. So gab es zum Beispiel einen Boarding Pass für den Start über Zoom.

Eine Herausforderung war es für Laïla, die Reise noch echter zu gestalten, alle Sinne anzusprechen. „Deshalb haben wir allen Mitarbeitern Dinge zugesendet, die sie für die Reise benötigen“, so Laïla. Das waren verschiedene Requisiten für unterschiedliche Stationen der Reise, wie etwa eine Schlafmaske für den Flug. „Diese Dinge dienten dazu, Sinne wie die Haptik oder den Geruch anzusprechen.“ Auch wurden für jeden Reiseabschnitt unterschiedliche Zoom-Hintergründe bereitgestellt. Konkret gab es folgende Reiseabschnitte:

• Treffen in der Zoom-Airport-Lounge: Hier verkündete der CEO den Erfolg der neuen Finanzierungsrunde. Und dann sollten die Mitarbeiter ihre Discolights einschalten. „Und alle schalteten sie ein und man sah 250 kleine Zoom-Screens, auf denen die Regenbogenfarben aufblitzten“, so Laïla.
• Flug: Hier wurde der Zoom-Screen gewechselt. „Um das realistischer zu machen, hatten wir Freiwillige für unterschiedliche Rollen während des Flugs“, so Laïla. Zum Beispiel gab es auch zwei Piloten.
• Snowy Mountains: Die erste Destination waren die Snowy Mountains. „Hier wollten wir das Eis brechen“, so Laïla. „Die vielen neuen Mitarbeiter sollten sich gegenseitig kennenlernen.“ Um das zu erreichen, wurde für jeden Mitarbeiter auf Mural ein digitaler Reisepass eingerichtet. Alle wurden dann in unterschiedliche Zoom-Räume aufgeteilt – und nach dem Treffen dort gab es einen Stempel in den Reisepass.
• Tropical Islands: Hier wurden die Mitarbeiter in unterschiedliche Escape-Rooms aufgeteilt. Und virtuell mussten sie bei diesem Spiel versuchen, aus diesem Raum herauszukommen. Auch hierfür wurden Mural-Boards verwendet. „Auch hiermit wollten wir Mitarbeiter, die bisher noch nicht zusammengearbeitet haben, miteinander verbinden“, so Laïla. „Sie sollten gemeinsam eine Lösung erarbeiten.“
• Mural Band: Mitarbeiter von Mural haben als Mural Band Songs aufgenommen und diese wurden abgespielt. Eine Live-Übertragung über Zoom war nicht störungsfrei möglich, weshalb die Mitarbeiter die Passagen einzeln aufgenommen und zusammengeschnitten haben.

Da bei Mural bereits vor der Corona-Pandemie viele Mitarbeiter im Homeoffice gearbeitet haben, hat sich für das Unternehmen dadurch nicht viel geändert. An einem Standort gibt es ein Büro mit 50 Mitarbeitern, hier sei die Umstellung größer gewesen – und man wolle hier zu einer hybriden Arbeitsweise zurückkehren.

Die Hybride Idee passt auch für ähnliche Events wie Mural Maze oder die Mural Worldtour: Noch seien keine weiteren Events konkret geplant, so Laïla, „aber ich kann mir vorstellen, dass wir auch hier eine hybride Lösung finden“, bei der ein virtuelles Treffen mit einem Treffen an unterschiedlichen Bürostandorten kombiniert wird.

Auf dem Digitale Leute Summit 2021 beschrieb Laïla von Alvensleben, wie sie für und mit Mural während des Corona-Lockdowns große virtuelle Feiern und Tagungen organisierte und umsetzte.

Über Laïla von Alvensleben: Laïla von Alvensleben ist Head of Culture and Collaboration bei Mural, einem digitalen Arbeitsraum für visuelle Zusammenarbeit. Sie leitet ein verteiltes Team mit mehr als 700 Mitarbeitern in 27 Ländern und mehreren Zeitzonen. Laïla ist Mitglied der Remote Work Association, einem Netzwerk, das Online-Veranstaltungen zur Förderung ortsunabhängiger Arbeitsplätze organisiert.

Autor: Jörg Stroisch