Meetings bei Xing: Ein außenstehender Moderator ist wichtig

Meetings in der Produktentwicklung sind wie Plastikverpackungen: Eigentlich möchte man sie vermeiden. Aber manchmal geht es nicht ohne. In dieser Artikelserie wollen wir herausfinden, mit welchen Methoden und Strategien erfolgreiche Produktteams Meetings effizient gestalten und reibungsfrei durchführen.

Arina Bondar arbeitet seit Ende 2016 als Agile Coach bei Xing und dem Mutterkonzern New Work SE. In der Coronakrise hat das Unternehmen alle Mitarbeiter ins Home Office beordert. Da Remote Work in vielen Teams ohnehin üblich ist, fiel es nicht schwer, die gewohnten Methodologien aufrecht zu erhalten. Was den Mitarbeitenden am meisten fehlt, ist der soziale Kontakt.

In diesem Interview verrät Arina, wie bei Xing Meetings in der Produktentwicklung ablaufen und was ihrer Ansicht nach für produktive Meetings nötig ist, egal, ob sie remote oder vor Ort stattfinden.

• In diesem Interview lernst du:
• Welche Meetings bei Xing Teil der Produktentwicklung sind.
• Warum gute Meetings immer ein Ziel brauchen.
• Wieso der Moderator eines Meetings eine außenstehende Person sein sollte.

In der aktuellen Situation: Wie hat sich Xing auf Home Office eingestellt und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dabei unterstützt, die Arbeit so normal wie möglich fortsetzen zu können?

In unserer Organisation sind wir es gewohnt, standortübergreifend, beziehungsweise remote, zusammenzuarbeiten. Obwohl die Situation für alle neu und ungewohnt ist, hatte ich den Eindruck, dass wir es schnell geschafft haben, uns darauf einzustellen. Alle haben die Tools und die notwendige Technik, um von zu Hause aus zu arbeiten.

Was wirklich neu ist, ist neben Remote-Meetings über die Tools die soziale Nähe aufrechtzuerhalten. Digitale Kaffeepausen, digitale Afterwork-Drinks und Gaming-Runden haben sich schnell etabliert. Allerdings ist es auch wichtig, in Zeiten, in denen alles über Bildschirme läuft, auch bildschirmfreie Zeiten einzuhalten und darauf zu achten, dass die Kolleginnen und Kollegen einen Ausgleich zur Arbeit finden.

Welche Meetings sind für eure Produktentwicklung unverzichtbar?

Meetings, die zu unserem agilen Prozess gehören, werden nicht unbedingt als Meeting wahrgenommen, sondern sind eher Teil einer Routine. Wir arbeiten mit Zielen (von vierteljährlichen Zielen bis hin zu zweiwöchentlichen Sprintzielen), die jedem im Team ein Verständnis vermitteln, ob sie Teil einer bestimmten Besprechung oder Diskussion sein sollen oder nicht.

Darüber hinaus verwenden wir für jedes größere Thema richtige Kick-offs oder für völlig neue Ideen eine Vielzahl von kontextbildenden Sitzungen wie Design-Sprints, Brainstorming-Meetings oder Ideen-Workshops.

Wie sind die Meeting-Teilnehmer bei euch zusammengesetzt?

Das hängt vom Kontext ab. Normalerweise ist jeder, der zum Ergebnis etwas beizutragen hat, herzlich eingeladen, dabei zu sein.

Welche Guidelines gibt es für die Teilnehmer und die Leiter von Meetings?

Jede Einladung zu einem Meeting sollte das Ziel und gewünschte Ergebnis klar definieren. Daher sollte jedes Meeting damit beginnen, das Ziel abzustimmen und die Schritte zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses vorzuschlagen. Für Remote-Meetings gelten zusätzliche Regeln, die die Remote-Etikette und eine Möglichkeit zur Visualisierung von Zwischenergebnissen der Diskussion beinhalten.

Was muss bei euch vor einem Meeting passieren, damit ein gutes Ergebnis rauskommt?

Eine gute Moderation ist der Schlüssel. Meine Tipps sind:

1. Beginne mit einem richtigen Check-in, um den Teilnehmern zu helfen, in der Situation anzukommen und eine Verbindung zum Thema herzustellen.
2. Richte dich auf das Ziel beziehungsweise das gewünschte Ergebnis des Meetings aus. Das hilft dir dabei, die passenden Erwartungen an alle Teilnehmer zu formulieren.
3. Stelle sicher, dass alle Teilnehmer den gleichen Informationsstand zum Thema haben.
4. Wende Moderationstechniken an, um den Teilnehmern zu helfen, das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Achte dabei insbesondere bei Meetings, in denen die Teilnehmer möglicherweise unterschiedliche Interessen in Bezug auf das Thema haben, darauf, dass der Moderator nach Möglichkeit ein Außenstehender ist. Ein Moderator mit angemessener Distanz zum Problem oder Thema hilft, eine konstruktive Diskussion zu führen beziehungsweise zu leiten.
5. Achte darauf, die Ergebnisse des Treffens am Ende zusammenzufassen und vor allen zu rekapitulieren, um in der Runde zu entscheiden, ob das gewünschte Ziel erreicht wurde oder ob noch weitere Schritte nötig sind.

Wie stellt ihr sicher, dass die Ergebnisse eines Meetings umgesetzt werden?

Einer der letzten Agendapunkte jedes Meetings sollte in die Richtung gehen, die Ergebnisse zusammenzufassen, wie ich es in meinen Tipps beschrieben habe. Ich persönlich verfahre oft so, dass ich die Teilnehmer am Ende direkt frage, was jeder von ihnen sofort in die Tat umsetzen kann, um das vereinbarte Ergebnis zu erreichen.

Vielen Dank für das Interview!

Als nächstes lesen: So laufen Meetings bei Thoughtworks.